Quando se fala na palavra ‘reunião’, já escuto um ‘maçante’ ecoar por trás. A própria palavra já adquiriu uma conotação negativa, mas porque será? Quantas reuniões você já participou – ou até mesmo conduziu – e saiu com o sentimento de que nada foi resolvido de fato? Quantas delas o assunto foi desfocado logo no início e, mesmo com duas horas de reunião, não foi possível voltar ao tópico principal?

A maioria das reuniões que existem hoje nas empresas é longa, desfocada e sem um objetivo concreto. O líder convoca a reunião para discutir um problema X, sem pensar em um norte para esta reunião, quem realmente pode auxiliar na resolução desse problema, quanto tempo pode ser investido nesse momento e de que maneira, fazendo com que um pequeno assunto demore horas para ser debatido.

Com isso, você já parou pra pensar quantas horas de trabalho são ‘desperdiçadas’ por longas e ineficientes reuniões? Como podemos, então, aperfeiçoar essa prática?

1. Definir um objetivo e construir uma pauta: a pessoa que convocou a reunião deve saber exatamente o que espera obter ao fim da mesma. Com a pauta construída ela pode desenhar quais discussões são relevantes para alcançá-lo e quanto tempo pode-se desprender para cada discussão.
2. Definir quem deve participar desta reunião: alguns assuntos não requerem a atenção da empresa ou da equipe inteira, saber identificar quem é peça chave nesse momento também pode otimizar a reunião e o tempo de trabalho dos funcionários.
3. Abordagens diferentes e criativas também são uma boa pedida: quando o assunto é rápido a reunião pode ser feita em pé ou em uma posição não muito confortável, fazendo com que os participantes não dispersem a atenção.
4. Comunicar qual será o tema discutido antes da reunião: isso faz com que as pessoas venham preparadas e mais focadas.

Assim, se a reunião for sobre um tema específico, cada um deve sair com a ideia clara de como pode atuar para resolver tal questão e qual seu papel no assunto abordado. O líder – ou quem convocou a reunião – deve mediar para que os tempos da pauta sejam cumpridos e para que não se fuja do objetivo.

Uma boa maneira de melhorar cada vez mais as reuniões, de acordo com a cultura de sua empresa, é sempre pedir feedbacks aos participantes e indagá-los sobre as opções de melhoria.

Por Ana Carolina Ribeiro